In momentul actual, situatia la nivel global este incerta. Acest lucru are efecte semnificative asupra economiei si, implicit, asupra businessurilor, indiferent de dimensiunea acestora. Echipa CustomSoft resprezinta cea mai importanta componenta a businessului, asa ca parte a procedurilor noastre interne este sa ne asiguram ca toti colegii se afla intr-un mediu sigur. Intrucat in momentele acestea toata echipa lucreaza remote de ceva timp, astazi am vrea sa va prezentam care au fost etapele premergatoare acestei decizii.
Pentru a afla cum s-au desfasurat lucrurile la nivel intern, am stat de vorba cu Cristina Botezatu, COO CustomSoft. In randurile ce urmeaza, vom reda modul in care s-a decis intr-un timp foarte scurt ca toata echipa sa treaca la lucru remote, mai presus de riscurile de business pe care le presupune o astfel de decizie.
Totul s-a intamplat foarte rapid. De ceva timp, urmaream situatia pe plan international si eram foarte atenta la modul cum se desfasurau lucrurile acolo.
In ziua in care a fost anuntat pacientul infectat cu nr. 17, am inceput la nivel de management sa discutam despre implementarea lucrului remote. Tot in acea seara, in urma unei scurte discutii @management, am si luat decizia ca in ziua urmatoare sa avem o sedinta generala cu toti membrii echipei. Scopul sedintei a fost acela de a pune la punct principalele aspecte legate de lucrul remote, urmand ca de joi sa incepem acest proces.
Astfel, am luat aceasta decizie stiind doar data de start, nu si cea de finish. Realitatea este ca nu stim nici in prezent cand se va termina, insa o vom prelungi ori de cate ori va fi necesar.
Principiul de la care am plecat a fost: “inainte de toate, este necesar sa protejam echipa!” Pe de alta parte, stiam ca trecerea brusca de la lucru la birou, la lucru remote, fara nicio zi de acomodare sau pregatire in prealabil, poate aduce pierderi grave, scaderi mari de eficienta individuala, care nu sunt de dorit, mai ales intr-un astfel de context.
O astfel de decizie ar fi fost greu de luat, insa responsabilitatea fata de echipa a fost mult mai importanta si ne-a determinat sa actionam rapid, urmand ca, in noul context dat, managerul trebuie sa obtina cele mai bune rezultate.
In Romania se pot observa doua tipuri de manageri: aceia care construiesc business-uri cu ajutorul si impreuna cu echipele pe care le au la dispozitie, si aceia care construiesc business-uri „storcand” acele echipe pana la epuizare.
Noi facem parte din prima categorie, mereu construim impreuna!
Pentru mine, ca manager, cea mai importanta a fost si este starea de bine a echipei. Daca aceasta exista, atunci avem contextul perfect ca celelalte lucruri legate de munca si de eficienta individuala sa se poata intampla conform asteptarilor.
Din punct de vedere managerial trebuiesc intelese riscurile, iar modul de gandire trebuie sa fie unul pragmatic. Situatia actuala este „out of the box”. Este important sa intelegem ca fiecare om reactioneaza si se simte diferit. Trebuie alocat timp si atentie pentru fiecare membru al echipei, dat fiind faptul ca traim toti o schimbare brusca.
Desigur, manager este rolul profesional pe care-l joc, mai am si alte roluri pe care trebuie sa le indeplineasca simultan (mama, sotie, bucatareasa 🙂 ). De aceea este indicat sa ne gandim din perspectiva tuturor rolurilor pe care le jucam. Si ca mine este fiecare dintre noi! Trebuie ca aceste roluri sa fie aduse in echilibru. Este important sa ne intelegem responsabilitatile individuale, sa intelegem, de asemenea, ca toti avem responsabilitati individuale. Doar gandind astfel despre echipa noastra, am reusit sa luam deciziile corecte!
Desi noua ne place foarte mult sa lucram de la birou pentru ca este fun si ne ajutam unii pe altii oricand avem nevoie, suntem constienti ca munca noastra nu este legata de un singur loc. Astfel, cu ajutorul tehnologiei reusim sa ne indeplinim cu succes sarcinile si sa pastram pe cat posibil atmosfera relaxata de la birou.
Am inteles ca instrumentele generale clasice sunt aproape inutile in acest gen de situatie. Preocuparile gen “best practice” sunt pentru conditii normale, ori noi nu traim vremuri normale! Asa ca ne-am intors la cele de bun simt:
- ne asiguram ca toata lumea este sanatoasa; informam unde trebuie sa mergem si ce trebuie sa facem daca ne confruntam cu o situatie de sanatate;
- ne asiguram ca toti avem acces la resurse, facem share de solutii pentru comenzi de mancare, medicamente, masti si manusi, etc;
- si cel mai important, cream contexte de socializare, intrucat eram obsinuiti sa comunicam mult unii cu altii. Acum suntem „more like a family”, desi comunicam la distanta, am „intrat” in casele fiecaruia. Desfasuram tot felul de activitati impreuna, adica toata echipa – facem gimnastica miercuri si vineri, joi “iesim” la film impreuna, baietii au game’s night.
Ca state of mind, este necesar ca in aceasta perioada sa nu ne facem planuri exacte de viitor. Le punem face, poate, doar la nivel motivational. Trebuie sa ne concentram pe ziua si saptamana curenta. Trebuie sa ramanem AGILE nu doar ca mod de lucru, ci si ca gandire.
Intampinam si provocari. Incercam sa tinem lucrurile sub control la nivel de zi si de saptamana. Vrem sa reducem la minim partea de neprevazut intern, intrucat pe cel extern inca nu il cunoastem pe deplin.
Pe langa aspectele ce tin de business, am discutat cu Cristina si despre provocarile intampinate la nivel personal, si sfaturi pentru cei aflati in aceeasi situatie:
Prima zi de lucru remote a fost mai dificila decat as fi crezut! Mi-am dat seama ca activitatile planificate nu o sa se desfasoare asa cum mi-as fi dorit, asa ca am avut nevoie sa reevaluez situatia. Mi-am dat seama ca este nevoie sa imi programez agenda si in functie de ceilalti membri ai familiei, pentru a gasi un echilibru. Am observat ca este util sa iau o pauza de 5-10 minute dupa fiecare task finalizat pentru a discuta cu baietelul meu. In acest fel, exista mai putine intreruperi iar eficienta amandurora creste, intrucat stim amandoi ca va veni pauza! Pauza a mai fost un plus si din perspectiva faptului ca ma miscam, evitand astfel durerile de spate.
Un sfat important pentru cei aflati in aceeasi situatie este sa se pastreze flexibili! Trebuie gandit un nou sistem de organizare al zilei, iar acest lucru se face prin trial&error. Practic, acest nou sistem de organizare zilnica este dinamic, trebuie sa invatam din experienta adusa de fiecare zi, astfel incat ziua de maine sa o abordam mai bine, mai pregatiti.
Este important sa ne tinem moralul sus si sa urmarim doar canalele oficiale de informare.
Pentru ca stim ca uneori poate fi dificil sa lucrezi de acasa, am pregatit o lista cu sfaturi de a lucra de acasa si instrumente care te pot ajuta in activitatea ta.
De asemenea, suntem siguri ca o sa gasesti utila si lista noastra cu 47 de lucruri de facut atunci cand stai acasa.